Politique de gouvernance des renseignements personnels

Les règles que nous suivons pour les renseignements personnels détenus par Phidox, du jour de leur collecte au jour de leur destruction. La politique de confidentialité dit ce que nous recueillons; cette page dit comment nous en prenons soin.

Rôles et responsabilités

Jay Khelifi, responsable de la protection des renseignements personnels, veille au respect de la loi québécoise sur la protection des renseignements personnels. Cette personne approuve la présente politique, répond aux demandes et aux plaintes, tient le registre des incidents et dirige toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Contact : privacy@phidox.com.
Les exploitants sont les seules personnes ayant un accès administratif aux données des utilisateurs. Ils ne s’en servent que pour faire fonctionner le service, vérifier la qualité des réponses et prévenir les abus, et ne consultent que ce qu’une tâche donnée exige.
Les fournisseurs de services nommés dans la politique de confidentialité ne traitent les données que pour nous fournir leur service, selon leurs modalités contractuelles.

Collecte

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à une fin indiquée dans la politique de confidentialité, et nous déterminons cette fin avant la collecte. Toute nouvelle collecte, nouvelle fin ou nouveau fournisseur est ajouté à la politique de confidentialité avant de commencer.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Avant d’entreprendre un projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système qui touche des renseignements personnels, et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée : la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection et, pour les communications hors Québec, le cadre juridique de l’endroit où ils seront conservés. L’ampleur de l’évaluation est proportionnée à la sensibilité et au volume des renseignements.

Accès et sécurité

Les données ne sont accessibles que par le code du serveur; les navigateurs n’ont aucun accès direct à la base de données.
Les vues administratives sont réservées aux exploitants et exigent une connexion.
Les mots de passe sont gérés par Firebase Authentication et ne nous sont jamais visibles.
Les clés d’API sont chiffrées par un service de gestion de clés.
Les données sont chiffrées en transit et au repos.

Conservation et destruction

Chaque type de renseignement a une durée de conservation, publiée dans la politique de confidentialité. À son terme — ou lorsque vous supprimez le renseignement ou votre compte — il est détruit, et non conservé sous une forme « anonymisée ». Les journaux d’utilisation et les visites de pages sont conservés jusqu’à la suppression du compte auquel ils sont rattachés, ou jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression. Les registres d’incidents de confidentialité sont conservés au moins cinq ans, comme l’exige la loi.

Demandes

Les demandes d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité ou de cessation de diffusion sont adressées à privacy@phidox.com. Nous confirmons l’identité de la personne, puis répondons par écrit dans les 30 jours. Un refus est motivé et indique comment soumettre la question à la Commission d’accès à l’information.

Plaintes

Toute personne peut se plaindre de la façon dont Phidox traite les renseignements personnels en écrivant à privacy@phidox.com. La personne responsable accuse réception de la plainte, l’examine et répond par écrit dans les 30 jours en indiquant le résultat et toute mesure corrective prise. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec.

Incidents de confidentialité

Si des renseignements personnels font l’objet d’un accès, d’une utilisation, d’une communication ou d’une perte non autorisés, nous agissons promptement pour diminuer le risque de préjudice et éviter que cela se reproduise. Nous inscrivons chaque incident dans un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons promptement la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.

Formation et révision

Toute personne ayant accès aux données des utilisateurs connaît la présente politique. Nous la révisons au moins une fois par année, et chaque fois que le service change d’une façon qui touche les renseignements personnels.

Dernière mise à jour : 11 octobre 2026.